Metadaten manuell erfassen

Wie erfasse ich Metadaten manuell im Webformular?

Bei der manuellen Datenerfassung geben Sie selbst Ihre Metadaten im Backend von opendata.swiss ein. Voraussetzung dafür ist, dass Ihre Organisation mitsamt Benutzerinnen und Benutzern registriert ist. Eine Anleitung für die Erstregistrierung finden Sie hier.

Hier erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das Webformular ausfüllen müssen.

Die Schritte auf einen Blick

Gut zu wissen

Sollten Sie zum ersten Mal Daten publizieren, führen wir Sie durch den Prozess und unterstützen Sie dabei, die korrekte Übermittlung und Darstellung Ihrer Daten sicherzustellen. Kontaktieren Sie uns, um einen Termin für die Einführung zur Publikation auf opendata.swiss zu vereinbaren.

Alle Schritte im Detail

Dataset erstellen

Um Datasets zu erfassen, müssen Sie sich im Backend von opendata.swiss einloggen. Handelt es sich um eine Erstpublikation oder möchten Sie eine neue oder besonders komplexe Publikation testweise durchführen, ist die Abnahmeumgebung dafür die richtige Wahl. Handelt es sich um eine wiederholte Publikation und Sie möchten Ihre Datasets direkt veröffentlichen, können Sie sich direkt in die Produktionsumgebung einloggen.

Gehen Sie auf Ihr Dashboard.

Benutzer Dashboard im Backend von opendata.swiss

Klicken Sie auf den Button «Datensatz hinzufügen», um das Webformular zu öffnen.

Metadaten eingeben

Um sicherzustellen, dass die Datasets wiederverwendet werden können, werden verschiedene Metadaten und Beschreibungen zu den Datasets publiziert.

Dataset manuell erfassen

Als Erstes müssen Sie Ihrem Dataset einen Namen geben (“Titel für den Slug”). Aus ihm wird der Slug des Datasets gebildet. Später wird der Titel Ihres Datasets aus den Einträgen im Datenfeld «Titel (EN) (DE) (FR) (IT)» ermittelt: Bitte legen Sie den Titel Ihres Datasets in mindestens einer Landessprache und auf Englisch fest. (Der Eintrag in Englisch wird bei der Weitergabe Ihres Datasets an das europäische Datenportal benötigt.)

Wichtig: Verändern Sie den Slug nicht mehr, nachdem das Dataset publiziert wurde. Ansonsten können Nutzende, die Ihre Daten bereits verwenden, diese nicht mehr erreichen.

Organisation und Identifier

Eingabefeld Identifier im Webformular

Hier müssen Sie den sogenannten «Identifier» eingeben. Dieser sorgt dafür, dass das Dataset mit Ihrer Organisation verknüpft wird. Dafür können Sie die ID aus Ihrem Quellsystem verwenden oder eine beliebige ID definieren. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Dataset der richtigen Organisation zugeteilt ist.

Für eine detaillierte Beschreibung des Inhalts der Metadaten-Felder orientieren Sie sich bitte an der Publikation eCH-0200 DCAT-Anwendungsprofil für Datenportale in der Schweiz (DCAT-AP CH).

Wichtig: Verändern Sie den Identifier nicht mehr, nachdem das Dataset publiziert ist. Ansonsten können Ihre Daten nicht mehr eindeutig zugeordnet werden.

Sichtbarkeit

Eingabefeld Sichtbarkeit im Webformular

Dieses Feld dient zur Veröffentlichung Ihres Datasets. In der Dropdown-Auswahl können Sie die Sichtbarkeit des Datasets auf dem Frontend einstellen. Die Voreinstellung für die «Sichtbarkeit» ist «Entwurf». Lassen Sie diese Voreinstellung zunächst so. Sie bedeutet, dass Ihr Dataset noch nicht öffentlich sichtbar ist. Sobald sie dieses auf dem Frontend sichtbar machen wollen, wählen Sie in der Dropdown-Auswahl die Option “public” aus.

Dataset-Informationen

Eingabefeld Beschreibung im Webformular

Bitte geben Sie im Feld «Beschreibung (EN) (DE) (FR) (IT)» eine Beschreibung Ihres Datasets an. Alle Bundesstellen sollen die Angaben mindestens auf Deutsch und auf Französisch eingeben – wünschenswert wären allerdings alle vier Sprachen. Eine Beschreibung auf Englisch erleichtert das Auffinden Ihres Dataset auf dem europäischen Datenportal.

Daten

Eingabefeld zur Aktualisierung im Webformular

Hier gilt es, das Pflichtfeld «Publikationsdatum» auszufüllen. Damit ist das Datum der ersten Publikation im Quellsystem dieses Datasets gemeint. Falls dies nicht bekannt ist, verwenden Sie das Datum der geplanten ersten Publikation auf opendata.swiss. Beim Datum der letzten Änderung («Änderungsdatum») können Sie nach der Publikation kommunizieren, wann die letzte Änderung (Aktualisierung, Korrektur etc.) am Dataset vorgenommen worden ist. Weiter sollen Sie hier das Intervall, in dem Aktualisierungen vorgenommen werden («Aktualisierungsintervall») und den Zeitraum, den das Dataset umfasst («Zeitliche Abdeckung»), angeben.

Publisher-Informationen

Eingabefeld Publisher im Webformular

Hier müssen Sie Angaben zur datenpublizierenden Organisation eingeben. Im Pflichtfeld «Publisher» geben Sie die für das Dataset verantwortliche Organisation an. Dies können auch mehrere Organisationen sein, jedoch keine Personen. Im Pflichtfeld «Kontaktstellen» muss mindestens eine Kontaktstelle angegeben werden, die von den Datennutzenden bei Rückfragen kontaktiert werden darf.

Sprachen

Eingabefeld Sprachen im Webformular

Falls Ihre Ressourcen in unterschiedlichen Sprachen vorliegen, können Sie diese hier angeben. Liegen Ihre Ressourcen sprachunabhängig vor, kann das Eingabefeld hier leer gelassen werden.

Weitere Informationen

Eingabefeld Weitere Inforamtionen im Webformular

Mit «Landing Page» ist die Website gemeint, auf der die Daten ursprünglich publiziert wurden, falls diese vorhanden ist. Unter «Beziehungen» tragen Sie bitte in das Textfeld «legal_basis» ein und geben im Feld «Url» den Link auf die gesetzliche Grundlage, die für die Publikation dieses Datasets vorgesehen ist, an. Wenn dies für Ihre Daten nicht relevant ist, lassen Sie das Feld leer.

Verwandte Datasets

Eingabefeld Kategorien im Webformular

Unter «Verwandte Datensätze» können Sie aus allen verfügbaren Datasets auf opendata.swiss jene mit thematischem Bezug zu Ihrem aktuellen Dataset auswählen. Damit signalisieren Sie den Datennutzenden, dass weitere thematisch interessante Datasets existieren.

Schlagwörter definieren

Eingabefeld von Schlagworten im Webformular

Es ist wichtig, ein oder mehrere Schlagwörter zum Dataset anzugeben. Schlagwörter helfen dabei, die Auffindbarkeit zu steigern. So können diese als Filtermöglichkeit verwendet werden, um die Auswahl der Datasets thematisch einzugrenzen. Mögliche Schlagwörter können Sie aus Ihren Metadaten oder Ihrem Quellsystem ermitteln. Sie können auch aus den meistgenutzten Schlagwörtern auswählen.

Kategorien auswählen

Eingabefeld Kategorien im Webformular

Unter «Kategorien» können Sie eine oder mehrere thematische Kategorien auswählen, denen das Dataset zugeordnet werden kann.

Ressourcen hinzufügen

Wenn Sie mit der Eingabe der Metadaten für Ihr Dataset fertig sind, müssen Sie Ihrem Dataset als nächstes eine oder mehrere Ressourcen hinzufügen. Klicken Sie auf den Button «Als nächstes: Distribution hinzufügen», um in das Webformular für die Ressourcen zu gelangen.

Eingabefeld Kategorien im Webformular
Abschnitt Ressource im Webformular

Eine «Ressource» ist eine spezifische Repräsentierung. Dies können unterschiedliche Bereitstellungsformen eines Datasets sein (media-type or format), unterschiedliche Zeitreihen oder auch unterschiedliche Aggregationsstufen. Das Erfassen einer Ressource funktioniert ähnlich wie zuvor beim gesamten Dataset: Wählen Sie einen geeigneten Identifier aus Ihrem Quellsystem aus, legen Sie Titel und Beschreibung fest. Für die Sprachversionen gelten die gleichen Regeln wie bei Datasets: Alle Bundesstellen müssen die Angaben mindestens auf Deutsch und Französisch eingeben – wünschenswert wären allerdings alle vier Sprachen. Weitere Organisationen sollen Titel und Beschreibung in mindestens einer Sprache eingeben. Falls die Ressource sprachunabhängig ist, wählen Sie unter «Sprache» keine Sprache aus. Auch hier müssen Sie unter dem Pflichtfeld «Erstellt» das Datum der Veröffentlichung der Ressource angeben.

Wichtig: Jedes Dataset muss mindestens 1 Ressource haben.

Abschnitt Ressource im Webformular

Für jede Ressource müssen Sie unter «Zugangs-URL» eine URL angeben, über welche auf die Ressource zugegriffen werden kann. Falls sich hinter der URL ein Download verbirgt, muss die URL auch im Feld «Download-URL» eingetragen werden. Ebenfalls optional kann die «Grösse» der Ressource in Bytes angegeben werden. Unter «Format» wählen Sie das Format Ihrer Ressource.

Wichtig: Bitte berücksichtigen Sie bei der Publikation von Ressourcen die «OGD-Richtlinien».

Sie haben jetzt Ihre erste Ressource angelegt und können entweder mit dem Button «Beenden» Ihr Dataset und Ihre Ressource abspeichern oder Sie können mit dem Button «Speichern & weitere hinzufügen» mit dem Hinzufügen von Ressourcen fortfahren.

Mögliche Aktionen nach der Anlage der ersten Resource im Webformular

Dataset weiterbearbeiten

Das Hinzufügen weiterer Ressourcen ist auch nach dem Anlegen Ihres Datasets noch möglich.

Gehen Sie dazu zur Detailansicht Ihres Datasets im Backend der Abnahmeumgebung und klicken Sie auf «Bearbeiten» und anschliessend auf «Ressourcen»:

Mögliche Aktionen nach der Anlage des Dataset

Dataset prüfen

Sehen Sie sich Ihr Dataset in der Detailansicht an: Sind alle Felder so ausgefüllt, wie Sie es erwarten, können Sie Ihr Dataset veröffentlichen.

Detailansicht eines Datasets im CKAN Backend

Dataset veröffentlichen

In der Detailansicht wird Ihnen ganz oben rechts der Status Ihres Datasets angezeigt: «Entwurf» bedeutet, Sie bearbeiten die Metadaten des Datasets noch weiter. In diesem Zustand ist Ihr Dataset im Frontend der Abnahmeumgebung noch nicht sichtbar. Der Status «Veröffentlicht» gibt an, dass das Dataset in der Abnahmeumgebung publiziert ist.

Dataset Titel in dem das Dataset als Entwurf markiert ist

Gehen Sie dazu zurück zu «Bearbeiten», «Metadaten bearbeiten» und scrollen Sie bis zum Feld «Sichtbarkeit». Sie können Ihr Dataset sofort veröffentlichen, indem Sie den Status von «Entwurf» auf «Veröffentlicht» ändern. Alternativ können Sie eine zukünftige Veröffentlichung planen, indem Sie im darunterliegenden Feld einen Veröffentlichungstermin in der Zukunft festlegen.

Dataset in veroeffentlichen

Wichtig: Vergessen Sie nicht nach der Änderung auf «Aktualisieren» zu klicken.

Dataset im Frontend prüfen

Sobald Ihr Dataset veröffentlicht ist, kann es auch im Frontend der Abnahmeumgebung angesehen werden. Bitte beachten Sie, dass die Aktualisierung der Daten bis zu 60 Minuten dauern kann. Sie gelangen zu der Datenansicht Ihres Datasets im Frontend, indem Sie ckan aus der URL Ihres Datasets entfernen:

Beispielansicht eines publizierten Datasets
Beispielansicht eines publizierten Datasets

Bitte prüfen Sie hier Ihre Daten nochmals:

Beispielansicht eines publizierten Datasets

Beispielansicht eines publizierten Datasets

Beispielansicht einer publizierten Ressource

Beispielansicht einer publizierten Ressource

Veröffentlichung in der Produktionsumgebung

Sollten Sie zum ersten Mal Daten publizieren, muss Ihr Dataset von der Abnahmeumgebung noch auf die Produktionsumgebung übertragen werden. Dies übernehmen wir für Sie, geben Sie uns einfach per E-Mail Bescheid.

Support

Sie haben eine Frage zum manuellen Erfassen Ihres Datasets? Schreiben Sie uns und wir helfen Ihnen gerne weiter.

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